La obligación vigente
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y añadió el apartado 9. Desde su entrada en vigor, el 12 de mayo de 2019, la empresa está obligada a garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora.
La redacción es breve y de ahí vienen casi todas las dudas. El artículo exige tres cosas: que el registro incluya el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, que se organice y documente mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores, y que la empresa conserve los registros durante cuatro años manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Conviene retener el detalle de la negociación: el artículo no dice solo «registra», dice que la forma de registrar se acuerda. En una empresa con representación legal de los trabajadores, implantar un sistema sin esa consulta previa es un defecto que la Inspección puede señalar aunque el registro en sí funcione.
A quién alcanza
A toda empresa, con independencia de su tamaño, su sector y el número de personas en plantilla. No hay umbral mínimo: una empresa con un solo trabajador por cuenta ajena está obligada igual que una de quinientos.
- Jornada completa y jornada parcial. En la parcial, además, ya existía desde 2013 la obligación de registrar día a día la jornada, con totales mensuales entregados a la persona trabajadora.
- Teletrabajo y trabajo a distancia. La Ley 10/2021 lo recoge expresamente.
- Personal directivo por cuenta ajena. Salvo que se trate de la relación laboral especial de alta dirección, que tiene su propia regulación.
Quedan fuera las personas trabajadoras autónomas sin empleados a su cargo, los socios trabajadores en determinados supuestos y las relaciones laborales de carácter especial con régimen propio. Las jornadas especiales reguladas por el Real Decreto 1561/1995, como el transporte por carretera, se rigen además por su normativa específica.
Qué hay que registrar
El mínimo que exige la norma es la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada, por persona y por día. A partir de ahí, lo que en la práctica se le pide a un registro para que sirva como prueba es esto:
| Elemento | ¿Lo exige la norma vigente? | Por qué importa |
|---|---|---|
| Hora de inicio y de fin, por día y persona | Sí, art. 34.9 ET | Es el núcleo de la obligación |
| Interrupciones que afectan al cómputo | Implícito | Sin ellas no se puede acreditar la jornada efectiva |
| Horas extraordinarias | Sí, art. 35.5 ET | Registro y resumen entregado a la persona trabajadora |
| Totales mensuales en jornada parcial | Sí, art. 12.4.c ET | Se entregan junto con el recibo de salarios |
| Rastro de las correcciones | No expresamente | Un registro modificable sin huella pierde valor probatorio |
| Formato digital e interoperable | No, está en el proyecto de reforma | Es el cambio que se está tramitando |
Conservación y acceso
Los registros deben conservarse cuatro años. Durante ese plazo tienen que estar a disposición de tres sujetos distintos, y esto es más relevante de lo que parece porque cada uno accede a cosas diferentes:
- La persona trabajadora, respecto de sus propios registros. Un portal del empleado donde cada cual consulta y descarga lo suyo resuelve este punto sin trabajo para recursos humanos.
- La representación legal de los trabajadores, en los términos que se hayan acordado.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede requerirlos en el centro de trabajo durante una actuación inspectora.
Sanciones
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que no permita acreditar el cumplimiento de los límites de jornada, es una infracción grave conforme al artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
| Grado | Importe |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
La sanción se impone por empresa, no por persona afectada. Ese es, por cierto, uno de los puntos que el proyecto de real decreto en tramitación pretende cambiar: el borrador plantea importes de 1.000 € a 10.000 € calculados por cada persona afectada, lo que multiplicaría el riesgo económico en plantillas medianas. El Consejo de Estado cuestionó esa cuantificación en su dictamen.
Hay un segundo efecto, menos comentado y a menudo más caro que la multa: en una reclamación judicial por horas extraordinarias, la ausencia de registro deja a la empresa sin el medio de prueba con el que podría rebatir lo que alega la persona trabajadora.
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Solicitar una demo gratuitaErrores habituales
- Registrar el horario teórico en vez del real. Rellenar el registro con el horario del contrato no es un registro: es una copia del contrato.
- Firmar la hoja del mes entero el último día. El registro es diario; una firma a posteriori no acredita las horas de cada jornada.
- No registrar a quien teletrabaja o a quien está de viaje, por entender que su jornada es flexible. La flexibilidad no exime del registro.
- Implantar el sistema sin consultar a la representación legal cuando existe, saltándose el procedimiento del art. 34.9.
- Dejar el histórico en manos del proveedor sin haber comprobado cómo se exporta.
- Usar huella o reconocimiento facial sin justificar la necesidad. Es un tratamiento de datos biométricos y la AEPD exige acreditar que no existe una alternativa menos invasiva.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada?
Desde el 12 de mayo de 2019, fecha en que entró en vigor la modificación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
¿Vale una hoja de papel firmada o un Excel?
La norma vigente no impone un formato concreto, de modo que hoy un registro en papel o en hoja de cálculo puede ser válido si es fiable, completo y está disponible. El problema es práctico y probatorio: una hoja de cálculo se modifica sin dejar rastro, y el proyecto de real decreto en tramitación quiere exigir expresamente un registro digital e inalterable.
¿Hay que registrar las pausas?
Hay que registrar las interrupciones que afecten al cómputo de la jornada. Si la pausa de comida no se considera tiempo de trabajo efectivo según el convenio o el contrato, tiene que poder distinguirse en el registro.
¿El teletrabajo también se registra?
Sí. La obligación es la misma con independencia del lugar desde el que se preste el servicio, y la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo reitera expresamente para el trabajo a distancia.
¿Quién puede pedir ver los registros?
La propia persona trabajadora respecto de sus registros, la representación legal de los trabajadores y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La empresa debe conservarlos cuatro años y tenerlos a su disposición.
¿Qué pasa si la empresa no lleva el registro?
Es una infracción grave del artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con sanciones que van de 751 € a 7.500 € según el grado. Además, la falta de registro debilita la posición de la empresa en una reclamación por horas extraordinarias.