Qué es el control horario
El control horario es el sistema con el que una empresa registra, día a día, cuándo empieza y cuándo termina la jornada de cada persona de su plantilla. En España dejó de ser una buena práctica para convertirse en una obligación legal en mayo de 2019, cuando entró en vigor la modificación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores introducida por el Real Decreto-ley 8/2019.
La ley fija el mínimo: registrar, conservar y poner a disposición. Lo que diferencia a un sistema de otro es todo lo que viene después de registrar, que es donde se va el tiempo de recursos humanos: cuadrar las horas de cada mes, decidir qué se hace con los excesos, encajar vacaciones sin dejar un turno descubierto y entregar a la gestoría un cierre que no haya que repasar.
Métodos de fichaje
No hay un método mejor que otro: hay uno que encaja con cada forma de trabajar. Lo normal en una empresa con varios perfiles es combinar dos o tres.
| Método | Dónde funciona mejor | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| App móvil | Oficina, comerciales, obra, servicios a domicilio | Combínalo con geovalla si necesitas acreditar el lugar |
| Navegador | Puestos con ordenador y teletrabajo | El más sencillo de desplegar: no hay que instalar nada |
| Tablet en la entrada | Tienda, almacén, hostelería, planta de producción | Evita que la gente use su móvil personal para trabajar |
| PIN | Equipos que comparten un dispositivo | Rápido y sin datos biométricos |
| Código QR | Varios centros o puntos de trabajo rotativos | El código puede cambiar por turno o por ubicación |
| Geovalla | Trabajo en campo y multicentro | Define un radio: fuera de él, el fichaje queda marcado |
Qué tiene que quedar registrado
El mínimo legal es la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona, cada día. En la práctica, un registro que aguante una inspección necesita algo más:
- Las interrupciones que afectan al cómputo. Si la pausa de comida no es tiempo de trabajo efectivo, tiene que verse en el registro, no deducirse de una resta.
- La naturaleza de las horas. Distinguir las ordinarias de las extraordinarias y, en jornada parcial, de las complementarias.
- El rastro de las correcciones. Quién cambió qué, cuándo y por qué, conservando el valor original.
- El resumen mensual entregado a cada persona, junto con el de horas extraordinarias si las hubo.
- Cuatro años de histórico, consultable por la plantilla, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
Los dos primeros puntos y el tercero son, precisamente, los que el proyecto de real decreto en tramitación quiere convertir en requisito explícito. Si tu sistema ya los cumple, la reforma no te obliga a cambiar de herramienta. Lo analizamos en la guía del registro horario digital.
¿Quieres ver cómo queda un registro real?
En la demo te enseñamos una jornada completa con sus pausas, una corrección con su motivo y el informe que recibiría la Inspección.
Solicitar una demo gratuitaSiete cosas que mirar antes de elegir
- Que el registro sea inalterable y trazable. Si una corrección sobrescribe el dato anterior sin dejar rastro, el histórico no demuestra nada.
- Que la plantilla lo use sin formación. Un sistema que la gente esquiva genera más trabajo del que ahorra. Fichar tiene que costar dos toques.
- Que cubra tus turnos reales, incluidos los partidos, las guardias y los cambios de cuadrante de última hora.
- Que exporte el cierre en el formato de tu gestoría. Es el punto donde más horas se pierden cada mes y el que casi nadie comprueba antes de contratar.
- Que los datos estén en la Unión Europea y que el proveedor firme el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.
- Que puedas llevarte tu histórico. Los registros son tuyos y tienes que conservarlos cuatro años aunque cambies de proveedor: pregunta cómo se exportan antes de firmar.
- Que haya alguien al otro lado. El día del primer cierre de mes vas a tener preguntas, y la diferencia entre resolverlas en diez minutos o en tres días es quién te atiende.
Cómo se implanta
Una implantación de control horario en una pyme no debería llevar semanas. En MarQ HR el proceso tiene tres momentos y termina en menos de siete días desde la reunión de arranque:
- Activación. Reunión de arranque y configuración de la cuenta: centros, horarios, convenio aplicable y carga de la plantilla.
- Puesta en marcha. Formación corta para responsables y para la plantilla, primeros fichajes reales y ajustes sobre la marcha.
- Primer cierre. Revisamos contigo el cierre del mes y la exportación para la gestoría. A partir de ahí, seguimiento periódico.
El punto que más se subestima es el segundo. Un despliegue falla casi siempre por la misma razón: nadie explicó a la plantilla para qué sirve el sistema, y el fichaje se percibe como vigilancia en vez de como la garantía de que las horas de más se pagan o se compensan.
Cuánto cuesta
El mercado español factura casi siempre por empleado activo y mes, sin coste de alta. MarQ HR sigue ese modelo, con tres planes: Esencial cubre el fichaje, las vacaciones y el registro inalterable; Profesional añade turnos, geovallas, firma digital y la exportación del cierre para tu gestoría; Premium incorpora el desarrollo de personas. La tarifa depende del tamaño de la plantilla, así que la propuesta se hace a medida y llega en 24 horas: puedes verlos en la comparativa de planes.
Al comparar presupuestos, mira tres cosas que suelen quedar fuera del precio por persona: si la implantación se cobra aparte, si hay permanencia y si el soporte está incluido o es un plan adicional. En MarQ HR la implantación y el soporte van dentro, y no hay permanencia.
Preguntas frecuentes
¿El control horario es obligatorio para todas las empresas?
Sí, con independencia del tamaño y del sector. La obligación alcanza a toda la plantilla, también a quien teletrabaja y a quien tiene jornada parcial. Quedan fuera los autónomos sin trabajadores a cargo y los supuestos de relaciones laborales especiales con regulación propia. Lo desarrollamos en la página sobre el registro de jornada.
¿Se puede fichar desde el móvil?
Sí. Es el método más extendido en equipos de oficina y en comerciales, y se puede combinar con geovallas para que el fichaje solo cuente dentro de un radio concreto. En tienda o en planta suele funcionar mejor una tablet fija en la entrada con PIN o código QR.
¿Y si alguien se olvida de fichar?
La incidencia queda marcada y la persona o su responsable la corrige. La corrección no borra el dato original: queda guardada con autor, fecha y motivo, de forma que el registro sigue siendo coherente si lo revisa la Inspección.
¿Hace falta un fichaje biométrico?
No, y en España conviene evitarlo como opción por defecto. La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos y la AEPD exige justificar que no existe una alternativa menos invasiva. PIN, código QR, geovalla y app identificada cubren el control de identidad sin tratar datos biométricos.
¿MarQ HR hace la nómina?
No. La nómina la sigue haciendo tu gestoría o tu departamento con su software habitual. MarQ HR cierra el mes con las horas, las ausencias y las incidencias ya cuadradas y lo exporta en el formato que te pidan.