En qué punto está
Conviene empezar separando dos cosas que suelen mezclarse. La obligación de registrar la jornada está en vigor desde 2019 y se aplica hoy a todas las empresas. Lo que está en tramitación es un real decreto que desarrollaría cómo debe llevarse ese registro, y que todavía no se ha publicado en el BOE.
La cronología, hasta donde es pública:
| Fecha | Hito |
|---|---|
| Mayo 2019 | Entra en vigor la obligación de registro diario de jornada (RDL 8/2019, art. 34.9 ET). |
| Octubre 2025 | El Ministerio de Trabajo somete el proyecto de real decreto a audiencia e información pública, con un plazo de diez días. |
| Marzo 2026 | El Consejo de Estado emite dictamen desfavorable sobre el borrador, con reparos de calado. |
| Octubre 2026 | El texto sigue en tramitación. No hay fecha oficial de aprobación. |
Qué exige el borrador
Estos son los puntos del proyecto que más afectan a cómo tendría que funcionar un sistema de fichaje:
- Registro objetivo, fiable y accesible. La fórmula general que recoge el texto, y de la que cuelga todo lo demás.
- Anotación personal y directa. El registro lo realiza la propia persona trabajadora, no un tercero que rellena la hoja por ella.
- Interrupciones. Hay que registrar las pausas que afecten al cómputo de la jornada.
- Naturaleza de las horas. Cada anotación debe permitir identificar si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Todo el periodo registrado es tiempo de trabajo efectivo, salvo las interrupciones anotadas.
- Inalterabilidad y trazabilidad. Cualquier modificación debe dejar rastro auditable: quién, cuándo y por qué.
- Interoperabilidad y acceso. El sistema debe permitir el acceso y la exportación de los registros.
- Acceso inmediato y remoto. La plantilla, la representación legal y la Inspección pueden consultar y obtener copia; la Inspección y la representación sindical, además, en remoto.
- Protocolo documentado. La empresa debe elaborar un protocolo de organización y documentación del registro, con evaluación periódica de su funcionamiento en la que participan empresa y representación sindical.
- Supuestos especiales. El texto aborda subcontratación, cesión de trabajadores por empresas de trabajo temporal, relaciones laborales especiales y jornadas especiales.
El punto de la inalterabilidad es el que marca la línea divisoria entre sistemas. Una hoja de cálculo no la cumple por definición: cualquiera con acceso cambia una celda y no queda constancia. Un registro en papel tampoco, y además es irreproducible en remoto.
El dictamen del Consejo de Estado
En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el borrador. El dictamen es preceptivo pero no vinculante: el Gobierno puede aprobar el real decreto incorporando las observaciones o sin hacerlo. Los reparos que han trascendido:
- Impacto económico insuficientemente analizado. Se ha citado una cifra de unos 867 millones de euros de coste para alrededor de 1,35 millones de empresas, con especial incidencia en las microempresas.
- Plazo de adaptación demasiado corto. Veinte días naturales desde la publicación en el BOE para que toda empresa tenga un sistema conforme.
- Requisitos técnicos poco definidos, lo que genera inseguridad jurídica sobre qué software cumple y cuál no.
- Régimen sancionador no suficientemente justificado, en particular el cálculo por persona afectada.
- Posible interferencia con la negociación colectiva en materia de organización del tiempo de trabajo.
Para una empresa, el reparo relevante no es el jurídico sino el segundo: si el plazo final acaba siendo de veinte días, no habrá margen para elegir herramienta con criterio, formar a la plantilla y hacer un primer cierre de prueba. Ese es el argumento práctico para no esperar.
Sanciones previstas
| Régimen vigente | Propuesta del borrador | |
|---|---|---|
| Importe | 751 € – 7.500 € | 1.000 € – 10.000 € |
| Cómputo | Por empresa | Por persona afectada |
| Base | Infracción grave, LISOS art. 7.5 | Pendiente del texto final |
El cambio de cómputo es lo que transforma la escala. Con el régimen actual, una empresa de ochenta personas que no lleva registro se expone como máximo a 7.500 €. Con el cómputo por persona afectada, el mismo incumplimiento se mueve en otro orden de magnitud. Es también el punto que el Consejo de Estado consideró insuficientemente justificado, de modo que es uno de los que más probablemente se revise.
Escenarios y plazos
No hay fecha oficial. Los escenarios que se manejan en el sector, y que conviene tratar como lo que son, previsiones y no certezas:
| Escenario | Qué supondría |
|---|---|
| Aprobación con ajustes | El Ministerio incorpora parte de las observaciones y aprueba el texto, con entrada en vigor a los veinte días de su publicación. |
| Retraso | La tramitación se alarga y el real decreto no llega hasta 2027, con un plazo de adaptación posiblemente más holgado. |
| Impugnación | Recurso ante la jurisdicción contencioso-administrativa que podría suspender cautelarmente parte del contenido, señaladamente el régimen sancionador. |
En los tres escenarios hay algo que no cambia: la obligación de registrar la jornada ya existe hoy y ya se sanciona hoy. La reforma endurece la forma, no crea la obligación.
¿Tu sistema cumpliría si se aprueba mañana?
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Solicitar una demo gratuitaQué tener preparado
Con independencia de cuándo salga el texto, estas seis cosas te dejan en posición de cumplir el día uno:
- Registro en digital, no en papel ni en hoja de cálculo.
- Histórico de correcciones con autor, fecha y motivo, conservando el valor original.
- Pausas e interrupciones registradas, no deducidas por diferencia.
- Horas clasificadas en ordinarias, extraordinarias y complementarias.
- Exportación de los registros en un formato que puedas entregar a la Inspección y a tu gestoría.
- Protocolo escrito de organización del registro, acordado con la representación legal cuando exista.
Las cinco primeras son características del software. La sexta no: es un documento interno que tendrás que redactar aunque tu herramienta sea impecable, y es el punto que más empresas se dejan.
Si quieres repasar primero lo que ya es exigible hoy, está en la página sobre el registro de jornada. Si gestionas la laboral de una cartera de empresas, en la página para gestorías contamos cómo se organiza el cierre mensual de varios clientes a la vez.
Preguntas frecuentes
¿El registro horario digital ya es obligatorio?
No. A 20 de octubre de 2026 el real decreto que lo impondría sigue en fase de proyecto y no se ha publicado en el BOE. Lo que sí está en vigor desde 2019 es la obligación de registrar diariamente la jornada, sin que la norma imponga un formato concreto.
¿Cuándo entraría en vigor?
El borrador contemplaba la entrada en vigor veinte días naturales después de su publicación en el BOE. Ese plazo fue uno de los puntos criticados por el Consejo de Estado por considerarlo insuficiente para que las empresas se adapten.
¿Desaparecen el papel y el Excel?
Esa es la intención del borrador: exigir un registro digital, inalterable y accesible. Mientras el real decreto no se apruebe, un registro en papel o en hoja de cálculo puede seguir siendo válido si es fiable y está disponible, aunque sea difícil de defender ante una inspección.
¿La Inspección va a poder entrar en mi sistema cuando quiera?
Según el borrador, el acceso remoto está previsto en el marco de una actuación inspectora concreta, no como una conexión permanente y abierta a los registros de todas las empresas.
¿Va a exigirse fichaje biométrico?
No. El borrador menciona varios métodos de identificación posibles y apunta a restringir la biometría cuando existan alternativas menos invasivas, en línea con el criterio de la AEPD. PIN, código QR, geovalla y app identificada cumplen sin tratar datos biométricos.
¿Me conviene esperar a que se publique para cambiar de sistema?
Esperar tiene un coste: si el plazo de adaptación acaba siendo de veinte días, migrar con prisa y con toda la plantilla aprendiendo a la vez sale más caro que hacerlo con calma. Además, la obligación de registrar ya está en vigor hoy, con sanciones de 751 € a 7.500 €.